Wie füge ich externe Projektbeteiligte zu einem Projekt hinzu?
Hinweis: Sie müssen Projekt-Admin sein, um diese Aktion durchzuführen. => Was können Projekt-Admins?
Um externe Projektbeteiligte zu einem Projekt hinzuzufügen, klicken Sie auf Kontakte (1.) und danach auf den Button + Projektbeteiligte hinzufügen (2.).
Ein neues Fenster wird geöffnet. Tragen Sie den Organisationsnamen im Suchfeld ein (gelb markierter Bereich).
Folgende zwei Fälle können eintreten:
Organisation wird gefunden:
Wählen Sie die Organisation mit einem Klick (1.) darauf aus und klicken Sie danach auf den Button Weiter (2.).
Als Nächstes definieren Sie die Rolle der Organisation im Projekt sowie deren Gewerk- oder BKP-Nummer (optional) und Bezeichnung (gelb markierte Bereiche). Danach klicken Sie auf den Button Weiter.
Wählen Sie nun das Suchfeld "Mitarbeitende hinzufügen" an (gelb markierter Bereich). Fügen Sie den/die Mitarbeitende/n mit einem Klick auf die jeweilige Person der Organisation hinzu (1.). Es stehen alle Mitarbeitenden der Organisation zur Auswahl, die bereits einen Account bei smino haben. Klicken Sie zum Schluss auf den Button Weiter (2.).
Hinweis: Falls die gewünschte Kontaktperson noch nicht erfasst wurde, klicken Sie auf den Button Kontaktperson erfassen (3.) und erfassen Sie alle für das Projekt benötigten Personen der Organisation. Wie Sie noch nicht vorhandene Kontaktpersonen hinzufügen, erklärt folgender Helpartikel => Wie füge ich einem Projekt weitere Kontaktpersonen hinzu?
Organisation wird nicht gefunden:
Wird die Organisation nicht gefunden, klicken Sie auf den Button Organisation erfassen.
Definieren Sie, ob die Organisation als Unternehmen oder als Private Partei (1.) auftreten soll und füllen Sie mindestens alle zwingenden Angaben zur Organisation aus (gelb markierte Bereiche). Klicken Sie danach auf den Button Weiter (2.).
Information zur Organisationsform: Unternehmen sind Organisationen wie z.B. Einzelunternehmen, GmbHs oder AGs. Sie sind standardmässig in der globalen Adressdatenbank für Dritte sichtbar. Private Parteien sind Privatpersonen wie z.B. Käufer und Mieter. Sie sind in der globalen Adressdatenbank für Dritte nicht sichtbar.
Als Nächstes müssen Sie mindestens eine der Organisation zugehörige Kontaktperson erfassen.
Bestimmen Sie, ob eine Einladung zum Projekt an die Person geschickt werden soll. Mit der angewählten Checkbox Kontaktpersonen zur Zusammenarbeit auf smino einladen , wird nach dem Speichern direkt eine E-Mail mit der Einladung zu smino an die Kontaktperson geschickt. Die Kontaktperson kann dann durch Anklicken des Links in der E-Mail den persönlichen Account aktivieren und ist dem Projekt direkt zugeteilt. Sobald die Kontaktperson ihr Konto aktiviert hat, wird dieser Button nicht mehr angezeigt. Somit haben Sie die Übersicht, wer die Einladung bereits angenommen hat.
Füllen Sie zumindest alle angegebenen Pflichtfelder aus (Gelb markierte Bereiche). Klicken Sie zum Schluss auf den Button Speichern.
Hinweis: Die Einladung kann auch erneut oder zu einem späteren Zeitpunkt verschickt werden. => Wie kann ich die Einladung an eine Kontaktperson erneut versenden?
Falls Sie noch weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf "Kontaktperson erfassen" (1.). Ansonsten klicken Sie auf Weiter (2.).
Falls der Reprodienst bereits eingerichtet ist, können Sie diesen anpassen. Klicken Sie danach auf Speichern.
Um externe Projektbeteiligte zu einem Projekt hinzuzufügen, klicken Sie auf Kontakte (1.) und danach auf den Button + Projektbeteiligte hinzufügen (2.).
Ein neues Fenster wird geöffnet. Tragen Sie den Organisationsnamen im Suchfeld ein (gelb markierter Bereich).
Folgende zwei Fälle können eintreten:
Organisation wird gefunden:
Wählen Sie die Organisation mit einem Klick (1.) darauf aus und klicken Sie danach auf den Button Weiter (2.).
Als Nächstes definieren Sie die Rolle der Organisation im Projekt sowie deren Gewerk- oder BKP-Nummer (optional) und Bezeichnung (gelb markierte Bereiche). Danach klicken Sie auf den Button Weiter.
Wählen Sie nun das Suchfeld "Mitarbeitende hinzufügen" an (gelb markierter Bereich). Fügen Sie den/die Mitarbeitende/n mit einem Klick auf die jeweilige Person der Organisation hinzu (1.). Es stehen alle Mitarbeitenden der Organisation zur Auswahl, die bereits einen Account bei smino haben. Klicken Sie zum Schluss auf den Button Weiter (2.).
Hinweis: Falls die gewünschte Kontaktperson noch nicht erfasst wurde, klicken Sie auf den Button Kontaktperson erfassen (3.) und erfassen Sie alle für das Projekt benötigten Personen der Organisation. Wie Sie noch nicht vorhandene Kontaktpersonen hinzufügen, erklärt folgender Helpartikel => Wie füge ich einem Projekt weitere Kontaktpersonen hinzu?
Organisation wird nicht gefunden:
Wird die Organisation nicht gefunden, klicken Sie auf den Button Organisation erfassen.
Definieren Sie, ob die Organisation als Unternehmen oder als Private Partei (1.) auftreten soll und füllen Sie mindestens alle zwingenden Angaben zur Organisation aus (gelb markierte Bereiche). Klicken Sie danach auf den Button Weiter (2.).
Information zur Organisationsform: Unternehmen sind Organisationen wie z.B. Einzelunternehmen, GmbHs oder AGs. Sie sind standardmässig in der globalen Adressdatenbank für Dritte sichtbar. Private Parteien sind Privatpersonen wie z.B. Käufer und Mieter. Sie sind in der globalen Adressdatenbank für Dritte nicht sichtbar.
Als Nächstes müssen Sie mindestens eine der Organisation zugehörige Kontaktperson erfassen.
Bestimmen Sie, ob eine Einladung zum Projekt an die Person geschickt werden soll. Mit der angewählten Checkbox Kontaktpersonen zur Zusammenarbeit auf smino einladen , wird nach dem Speichern direkt eine E-Mail mit der Einladung zu smino an die Kontaktperson geschickt. Die Kontaktperson kann dann durch Anklicken des Links in der E-Mail den persönlichen Account aktivieren und ist dem Projekt direkt zugeteilt. Sobald die Kontaktperson ihr Konto aktiviert hat, wird dieser Button nicht mehr angezeigt. Somit haben Sie die Übersicht, wer die Einladung bereits angenommen hat.
Füllen Sie zumindest alle angegebenen Pflichtfelder aus (Gelb markierte Bereiche). Klicken Sie zum Schluss auf den Button Speichern.
Hinweis: Die Einladung kann auch erneut oder zu einem späteren Zeitpunkt verschickt werden. => Wie kann ich die Einladung an eine Kontaktperson erneut versenden?
Falls Sie noch weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf "Kontaktperson erfassen" (1.). Ansonsten klicken Sie auf Weiter (2.).
Falls der Reprodienst bereits eingerichtet ist, können Sie diesen anpassen. Klicken Sie danach auf Speichern.
Aktualisiert am: 28/08/2023
Danke!