Artikel über: Kontakte

Wie füge ich externe Projektbeteiligte zu einem Projekt hinzu?

Hinweis: Du musst Projekt-Admin sein, um diese Aktion durchzuführen. => Was können Projekt-Admins?

Um externe Projektbeteiligte zu einem Projekt hinzuzufügen, klicke auf Kontakte (1.) und danach auf den Button + Projektbeteiligte hinzufügen (2.).

Ein neues Fenster wird geöffnet. Trage den Organisationsnamen im Suchfeld ein (gelb markierter Bereich).

Folgende zwei Fälle können eintreten:

Organisation wird gefunden:

Wähle die Organisation mit einem Klick (1.) aus und klicke danach auf den Button Weiter (2.).

Als Nächstes definierst du die Rolle der Organisation im Projekt sowie deren Gewerk- oder BKP-Nummer (optional) und Bezeichnung (gelb markierte Bereiche). Danach klicke auf den Button Weiter.

Wähle nun das Suchfeld "Mitarbeitende hinzufügen" an (gelb markierter Bereich). Füge den/die Mitarbeitende/n mit einem Klick auf die jeweilige Person der Organisation hinzu (1.). Es stehen alle Mitarbeitenden der Organisation zur Auswahl, die bereits einen Account bei smino haben. Klicke zum Schluss auf den Button Weiter (2.).

Hinweis: Falls die gewünschte Kontaktperson noch nicht erfasst wurde, klicke auf den Button Kontaktperson erfassen (3.) und erfasse alle für das Projekt benötigten Personen der Organisation. Wie du noch nicht vorhandene Kontaktpersonen hinzufügen kannst, erklärt folgender Helpartikel => Wie füge ich einem Projekt weitere Kontaktpersonen hinzu?

Organisation wird nicht gefunden:

Wird die Organisation nicht gefunden, klicke auf den Button Organisation erfassen.

Definiere, ob die Organisation als Unternehmen oder als Private Partei (1.) auftreten soll und fülle mindestens alle zwingenden Angaben zur Organisation aus (gelb markierte Bereiche). Klicke danach auf den Button Weiter (2.).

Information zur Organisationsform: Unternehmen sind Organisationen wie z.B. Einzelunternehmen, GmbHs oder AGs. Sie sind standardmäßig in der globalen Adressdatenbank für Dritte sichtbar. Private Parteien sind Privatpersonen wie z.B. Käufer und Mieter. Sie sind in der globalen Adressdatenbank für Dritte nicht sichtbar.

Als Nächstes musst du mindestens eine der Organisation zugehörige Kontaktperson erfassen. Bestimme, ob eine Einladung zum Projekt an die Person geschickt werden soll. Mit der angewählten Checkbox Kontaktpersonen zur Zusammenarbeit auf smino einladen wird nach dem Speichern direkt eine E-Mail mit der Einladung zu smino an die Kontaktperson geschickt. Die Kontaktperson kann dann durch Anklicken des Links in der E-Mail den persönlichen Account aktivieren und ist dem Projekt direkt zugeteilt. Sobald die Kontaktperson ihr Konto aktiviert hat, wird dieser Button nicht mehr angezeigt. Somit hast du die Übersicht, wer die Einladung bereits angenommen hat.

Fülle zumindest alle angegebenen Pflichtfelder aus (gelb markierte Bereiche). Klicke zum Schluss auf den Button Speichern.

Hinweis: Die Einladung kann auch erneut oder zu einem späteren Zeitpunkt verschickt werden. => Wie kann ich die Einladung an eine Kontaktperson erneut versenden?

Falls du noch weitere Teilnehmer hinzufügen möchtest, klicke erneut auf Kontaktperson erfassen (1.). Ansonsten klicke auf Weiter (2.).

Falls der Reprodienst bereits eingerichtet ist, kannst du diesen anpassen. Klicke danach auf Speichern.

Aktualisiert am: 06/11/2025

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