Wie versende ich eine Einladung zur Sitzung?
Navigieren Sie in das gewünschte Protokoll und klicken Sie dort auf den Button + Neue Einladung.
Geben Sie folgende Informationen an:
Details: Erfassen Sie den Ort sowie das Datum, an welchem die Sitzung stattfindet. Definieren Sie eine Startzeit und optional eine Endzeit (gelb markierte Felder).
Inhalt der Sitzung: Erfassen Sie bei Bedarf einen Text im Feld Beschreibung (gelb markiertes Feld). Dieser Text wird in allen nachfolgenden Einladungen der Sitzungsreihe als Vorlage übernommen. Optional können Sie Anhänge und Bilder beifügen, indem Sie diese entweder per Drag&Drop in den dafür vorgesehenen Bereich ziehen oder jeweils auf auswählen (1. und 2.) klicken.
Verteiler: Fügen Sie die teilnehmenden Personen ein, indem Sie deren Namen in das Suchfeld (gelb markiertes Feld) eingeben. Per Drag&Drop können Sie die hinzugefügten Personen von der Kategorie "Eingeladene" in die Kategorie "Weitere" verschieben. Bei Bedarf können Sie eine hinzugefügte Person wieder entfernen, indem Sie auf das X (3.) klicken.
Zum Schluss klicken Sie auf den Button Veröffentlichen (4.). Es öffnet sich ein neues Fenster. Bestätigen Sie die Veröffentlichung der Einladung zur Sicherheit erneut, indem Sie auf den Button Einladung veröffentlichen klicken.
Information: Möchten Sie die Einladung zusätzlich oder nachträglich per E-Mail verschicken?
Öffnen Sie die Einladung, die Sie per E-Mail verschicken möchten. Klicken Sie auf den Button E-Mail an Verteiler (1.). Ein neues Fenster wird geöffnet, wählen Sie nun E-Mail über Outlook senden (2.) oder E-Mail senden (3.).
Alle E-Mail-Adressen der Personen im Verteiler sind in der An...-Zeile aufgeführt. Fügen Sie den Word oder PDF Output an das E-Mail an, ändern Sie den Text wie gewünscht und fügen Sie wenn nötig weitere E-Mail-Adressen hinzu. Dann wählen Sie Senden.
Geben Sie folgende Informationen an:
Details: Erfassen Sie den Ort sowie das Datum, an welchem die Sitzung stattfindet. Definieren Sie eine Startzeit und optional eine Endzeit (gelb markierte Felder).
Inhalt der Sitzung: Erfassen Sie bei Bedarf einen Text im Feld Beschreibung (gelb markiertes Feld). Dieser Text wird in allen nachfolgenden Einladungen der Sitzungsreihe als Vorlage übernommen. Optional können Sie Anhänge und Bilder beifügen, indem Sie diese entweder per Drag&Drop in den dafür vorgesehenen Bereich ziehen oder jeweils auf auswählen (1. und 2.) klicken.
Verteiler: Fügen Sie die teilnehmenden Personen ein, indem Sie deren Namen in das Suchfeld (gelb markiertes Feld) eingeben. Per Drag&Drop können Sie die hinzugefügten Personen von der Kategorie "Eingeladene" in die Kategorie "Weitere" verschieben. Bei Bedarf können Sie eine hinzugefügte Person wieder entfernen, indem Sie auf das X (3.) klicken.
Zum Schluss klicken Sie auf den Button Veröffentlichen (4.). Es öffnet sich ein neues Fenster. Bestätigen Sie die Veröffentlichung der Einladung zur Sicherheit erneut, indem Sie auf den Button Einladung veröffentlichen klicken.
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Öffnen Sie die Einladung, die Sie per E-Mail verschicken möchten. Klicken Sie auf den Button E-Mail an Verteiler (1.). Ein neues Fenster wird geöffnet, wählen Sie nun E-Mail über Outlook senden (2.) oder E-Mail senden (3.).
Alle E-Mail-Adressen der Personen im Verteiler sind in der An...-Zeile aufgeführt. Fügen Sie den Word oder PDF Output an das E-Mail an, ändern Sie den Text wie gewünscht und fügen Sie wenn nötig weitere E-Mail-Adressen hinzu. Dann wählen Sie Senden.
Aktualisiert am: 29/08/2023
Danke!