Wie versende ich eine Einladung zur Sitzung?

Navigiere in das gewünschte Protokoll und klicke dort auf den Button + Neue Einladung.

Gib folgende Informationen an:

• Details: Erfasse den Ort sowie das Datum, an dem die Sitzung stattfindet. Definiere eine Startzeit und optional eine Endzeit (gelb markierte Felder).

• Inhalt der Sitzung: Erfasse bei Bedarf einen Text im Feld Beschreibung (gelb markiertes Feld). Dieser Text wird in allen nachfolgenden Einladungen der Sitzungsreihe als Vorlage übernommen. Optional kannst du Anhänge und Bilder beifügen, indem du diese entweder per Drag&Drop in den vorgesehenen Bereich ziehst oder jeweils auf auswählen (1. und 2.) klickst.

• Verteiler: Füge die teilnehmenden Personen ein, indem du deren Namen in das Suchfeld (gelb markiertes Feld) eingibst. Per Drag&Drop kannst du die hinzugefügten Personen von der Kategorie Eingeladene in die Kategorie Weitere verschieben. Bei Bedarf kannst du eine hinzugefügte Person wieder entfernen, indem du auf das X (3.) klickst.

Zum Schluss klicke auf den Button Veröffentlichen (4.). Es öffnet sich ein Fenster. Bestätige die Veröffentlichung der Einladung zur Sicherheit erneut, indem du auf den Button Einladung veröffentlichen (5.) klickst.

Öffne die Einladung, die du per E-Mail verschicken möchtest. Klicke auf den Button E-Mail an Verteiler (1.). Es öffnet sich ein neues Fenster. Wähle entweder E-Mail über Outlook senden (2.) oder E-Mail senden (3.).

Alle E-Mail-Adressen der Personen im Verteiler sind in der An...-Zeile aufgeführt. Füge den Word- oder PDF-Output an das E-Mail an, ändere den Text wie gewünscht und füge, falls nötig, weitere E-Mail-Adressen hinzu. Klicke anschliessend auf Senden.

Aktualisiert am: 26/11/2025