Wie versende ich eine Einladung zur Sitzung?

Navigiere in das gewünschte Protokoll und klicke dort auf einen der Buttons + Neue Einladung.

Gib folgende Informationen ein:

• Details: Erfasse den Ort sowie das Datum, an dem die Sitzung stattfindet. Definiere eine Startzeit und eine Endzeit (gelb markierte Bereiche).
• Inhalt der Sitzung: Erfasse bei Bedarf einen Text im Feld Beschreibung (gelb markierter Bereich). Dieser Text wird in allen nachfolgenden Einladungen der Sitzungsreihe als Vorlage übernommen. Optional kannst du Dateien und Bilder beifügen, indem du diese entweder per Drag&Drop in den vorgesehenen Bereich ziehst oder jeweils auf auswählen (1. und 2.) klickst.
• Verteiler: Füge die teilnehmenden Personen ein, indem du deren Namen in das Suchfeld (gelb markierter Bereich) eingibst. Per Drag&Drop kannst du die hinzugefügten Personen von der Kategorie "Eingeladene" in die Kategorie "Weitere" verschieben. Bei Bedarf kannst du eine hinzugefügte Person wieder entfernen, indem du auf das X (3.) klickst.

Zum Schluss klicke auf den Button Veröffentlichen (4.). Es öffnet sich ein Fenster. Bestätige die Veröffentlichung der Einladung zur Sicherheit erneut, indem du auf den Button Einladung veröffentlichen (5.) klickst.

Öffne die Einladung, die du per E-Mail verschicken möchtest. Klicke auf die drei Punkte (1.) und anschliessend auf den Button E-Mail an Verteiler (2.).

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wähle entweder E-Mail über Outlook senden (1.) oder E-Mail senden (2.).

Alle E-Mail-Adressen der Personen im Verteiler sind in der "An"-Zeile aufgeführt. Füge den Word- oder PDF-Output an die E-Mail an, ändere den Text wie gewünscht und füge, falls nötig, weitere E-Mail-Adressen hinzu. Klicke anschliessend auf Senden.

Aktualisiert am: 26/08/2026