Question 1

Comment créer un groupe de personnes?

Accepted Answer

Des groupes de personnes peuvent être créés pour des tâches, des protocoles, réception et des conversations. Cliquez d'abord sur ${color}#030303 (1.) et sélectionnez ensuite le bouton ${color}#030303 (2.).

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Pour créer un nouveau groupe de distribution, sélectionnez l'un des deux boutons + Créer un groupe de personnes.

|| Information : seules les personnes de la liste de contacts peuvent être sélectionnées dans ce projet. Si la personne n'existe pas encore, elle doit d'abord être saisie. L'helparticle suivant explique comment le faire => Comment ajouter des participants externes au projet?

Donnez un nom au groupe et sélectionnez ensuite les personnes souhaitées dans la liste de contacts (zones marquées en jaune). Vous pouvez également définir si le groupe de personnes doit être visible pour tous les membres du projet ou seulement pour votre organisation en cochant ou décochant la case **.

En cliquant sur le X (1.), vous pouvez à nouveau supprimer le contact sélectionné de la liste. Lorsque vous avez saisi toutes les personnes souhaitées, cliq

Question 2

Gestion des droits des dossiers d'organisation dans les fichiers

Accepted Answer

Chaque organisation possède son propre dossier d'organisation dans un projet sous "Documents" et dans la zone "Plans/Modèles" (zones marquées en jaune).

Tous les collaborateurs/trices du projet de votre organisation, ainsi que tous les collaborateurs/trices du projet auxquels les droits correspondants ont été attribués, possèdent un droit d'écriture (télécharger des fichiers, créer des dossiers, modifier les droits de lecture), et un droit de lecture sur le contenu de votre dossier d'organisation.

Vous pouvez en outre déterminer quelles organisations doivent être informées du téléchargement de nouveaux fichiers. Seuls les collaborateurs/trices du projet pour lesquels l'option Avertir a été activée au préalable recevront une notification.

||| Attention : la gestion des droits pour le "dépôt de projet" sous "Plans" et "Documents" est organisée différemment. => Créer des dossiers de projet / Définir des droits d'écriture

Naviguez dans votre dossier d'organisation (1.) et cliquez ensuite sur les trois points dans le sous-dossier souhaité (2.). Ensuite, vous pouvez cliquer sur gestion des droits (3.).

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Déterminez quelles organisations doivent avoir un droit de lecture et lesquelles doivent avoir un droit d'écriture. Vous

Question 3

Comment créer un modèle de protocole?

Accepted Answer

| Remarque : pour pouvoir créer des modèles de protocole, vous devez avoir des droits d'administrateur d'organisation. => Droits et rôles au sein de l'organisation

Les modèles de procès-verbaux servent à enregistrer la structure (numérotation), les titres ainsi que les textes des points de l'ordre du jour/de l'ordre du jour et des points du procès-verbal sous forme de modèle. Ainsi, les collaborateurs de votre organisation peuvent sélectionner le modèle lors de l'ouverture d'une nouvelle série de réunions.

Pour créer un modèle, vous devez créer un nouveau procès-verbal dans une série de réunions déjà existante ou ouvrir un projet existant.

| Remarque : L'helparticle suivant explique comment créer un nouveau protocole => Comment créer un nouveau protocole?

Cliquez sur Protocoles (1.) et ouvrez la série de sessions souhaitée. Ensuite, ouvrez un brouillon existant (2.) ou créez un nouveau procès-verbal en cliquant sur le bouton + Nouveau procès-verbal (3.), que vous souhaitez ensuite enregistrer comme modèle.

La vue détaillée du protocole s'ouvre. Cliquez sur les trois points (1.), puis sur Créer un modèle (2.).

| Remarque : créez la structure complète du projet de procès-verbal avec les titres et les

Question 4

Comment supprimer un projet?

Accepted Answer

| Remarques : Pour pouvoir supprimer un projet, vous devez être administrateur de projet. Seuls les projets dans lesquels votre propre organisation est la seule organisation du projet peuvent être supprimés. => Que peuvent faire les administrateurs de projet ?

Cliquez sur votre nom (1.) puis sur ${color}#000000 (2.).

Sélectionnez ensuite dans la zone "Mes projets" le projet que vous souhaitez supprimer en cliquant dessus.

En cliquant sur le projet, vous arrivez automatiquement sur la page d'aperçu du projet. Vous pouvez ensuite cliquer sur Paramètres du projet (1.). Faites défiler jusqu'à la zone "Suppression" et sélectionnez le symbole ^ (2.). Ensuite, cliquez sur le bouton Supprimer le projet (3.).

Pour plus de sécurité, une question s'affiche à nouveau pour savoir si vous souhaitez vraiment supprimer le projet. Confirmez l'action en cliquant à nouveau sur le bouton Supprimer le projet.

Le projet supprimé n'est désormais plus visible nulle part sur smino.

Question 5

Comment adapter les données des organisations dans le projet?

Accepted Answer

|| Information : en principe, les organisations respectives gèrent elles-mêmes leurs données.

Elles peuvent adapter les indications suivantes, spécifiques au projet : Le rôle, le numéro de syndicat et la fonction de l'organisation dans le projet.

Cliquez sur Contacts (1.) et ensuite sur le bouton Crayon (2.) de l'organisation que vous souhaitez modifier.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cliquez à nouveau sur le bouton Crayon.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre à nouveau, dans laquelle vous pouvez effectuer les modifications (zones marquées en jaune). Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Enregistrer.

De plus, vous avez ici la possibilité d'accorder à l'organisation le droit de commander à l'adresse de facturation globale définie auparavant. Cliquez sur le bouton Modifier.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cliquez sur la Checkbox (1.). Confirmez l'action en cliquant sur le bouton Enregistrer (2.).

Question 6

Comment puis-je renvoyer l'invitation à un contact ?

Accepted Answer

| Remarque : pour effectuer ces actions, vous devez avoir les droits d'administrateur de projet.

Vous avez deux options pour envoyer à nouveau une invitation à une personne de contact:

option:

Cliquez sur ${color}#000000 (1.). Ensuite, dans la zone "Invitations en attente", vous pouvez cliquer sur les 3 points (2.) à côté de l'invitation concernée. Ensuite, cliquez sur Renvoyer l'invitation (3.).

Par sécurité, la dernière date d'envoi de l'invitation est affichée et vous devez confirmer le nouvel envoi en cliquant sur le bouton "Envoyer l'invitation".

Option:

Cliquez sur ${color}#030303 (1.) et ensuite sur le bouton Modifier (2.) pour l'organisation concernée.

Vous voyez maintenant les contacts de l'organisation déposés pour le projet. Sans l'ajout "Envoyer à nouveau l'invitation" à droite du nom, les contacts sont déjà liés au projet sur smino ou ont déjà accepté l'invitation.

Les contacts avec le complément "Envoyer à nouveau l'invitation" à droite du nom ne sont pas encore liés au projet sur smino ou n'ont pas encore accepté l'invitation. En cliquant sur le bouton "Envoyer à nouveau l'invitation", ces contacts peuvent être invités à nouveau.

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